5 darba plūsmas, ko katram MVU vajadzētu automatizēt vispirms
Ja jūs vadāt uzņēmumu ar 10–100 darbiniekiem, jūsu komandai gandrīz noteikti ir desmitiem atkārtotu uzdevumu, kas katru dienu apēd vērtīgo darba laiku. Jautājums nav par to, vai automatizēt — bet gan ar ko sākt.
Pēc sadarbības ar uzņēmumiem visā Eiropā — tostarp Latvijā un Baltijas reģionā — esam identificējuši piecas darba plūsmas, kas konsekventi nodrošina vislielāko atdevi no ieguldījumiem.
1. Rēķinu apstrāde
Manuāla rēķinu apstrāde ir viens no laikietilpīgākajiem uzdevumiem jebkurā finanšu nodaļā. Datu izvilkšana, summu pārbaude, pasūtījumu saskaņošana, apstiprināšanas maršrutēšana — tas viss uzkrājas ļoti ātri.
Kā izskatās automatizācija: MI nolasa ienākošos rēķinus (PDF, e-pasts vai skenējums), izvelk galvenos laukus, pārbauda tos pret jūsu datubāzi un nosūta apstiprināšanai. Izņēmumi tiek atzīmēti cilvēka pārskatīšanai.
Tipisks rezultāts: 45 minūtes par rēķinu samazinās līdz nepilnām 3 minūtēm. Lielākā daļa uzņēmumu sasniedz 90%+ pilnībā automatizētu apstrādi.
2. E-pasta šķirošana un maršrutēšana
Jūsu komanda, visticamāk, pavada pirmo stundu katru rītu, šķirojot e-pastus, mēģinot saprast, kam kas jārisina, un atzīmējot steidzamus jautājumus.
Kā izskatās automatizācija: MI kategorizē ienākošos e-pastus pēc nolūka, steidzamības un nodaļas. Augstas prioritātes ziņojumi tiek nekavējoties eskalēti. Rutīnas pieprasījumi saņem automātiskas atbildes vai tiek novirzīti pareizajai personai.
Tipisks rezultāts: 2 stundas ikdienas šķirošanas kļūst par 15 minūtēm pārskatīšanai.
3. Potenciālo klientu kvalifikācija
Ja jūsu pārdošanas komanda tērē laiku potenciālajiem klientiem, kas nekad nepirks, jūs zaudējat naudu.
Kā izskatās automatizācija: MI novērtē ienākošos potenciālos klientus, pamatojoties uz uzvedību, uzņēmuma atbilstību un iesaistes signāliem. Karsti kontakti tiek prioritizēti nekavējoties. Aukstie kontakti tiek automātiski iekļauti uzturēšanas kampaņā.
Tipisks rezultāts: Atbildes laiks samazinās no 24 stundām līdz mazāk nekā 1 stundai. Pārdošana koncentrējas uz tiem kontaktiem, kas tiešām noslēdz darījumus.
4. Klientu atbalsta kategorizēšana
Atbalsta pieprasījumi ienāk nesakārtoti — dažādi formāti, dažādi kanāli, atšķirīgi steidzamības līmeņi.
Kā izskatās automatizācija: MI izlasa katru pieprasījumu, kategorizē pēc problēmas veida un steidzamības, piedāvā atbildes biežāk uzdotajiem jautājumiem un sarežģītus gadījumus nosūta speciālistiem.
Tipisks rezultāts: Pirmās atbildes laiks samazinās par 60%. Problēmu atrisināšanas laiks uzlabojas par 40%.
5. Atskaišu ģenerēšana
Nedēļas atskaites, mēneša informācijas paneļi, ceturkšņa pārskati — kāds jūsu komandā pavada stundas, apkopojot datus no dažādiem avotiem.
Kā izskatās automatizācija: MI izvelk datus no jūsu esošajiem rīkiem, ģenerē formatētas atskaites, izceļ anomālijas un piegādā tās pēc grafika.
Tipisks rezultāts: Atskaite, kuras sagatavošana agrāk aizņēma 4 stundas, tagad tiek ģenerēta automātiski dažu minūšu laikā.
Ar ko sākt?
Izvēlieties darba plūsmu, kas jūsu komandai pašlaik atņem visvairāk laika. Tas ir jūsu labākais kandidāts automatizācijai. Nav nepieciešams automatizēt visu uzreiz — sāciet ar vienu darba plūsmu, pierādiet atdevi no ieguldījumiem un tad paplašiniet.
Latvijas uzņēmumiem bieži vien vislielākais ieguvums ir tieši rēķinu apstrādē un e-pasta šķirošanā — jo šie procesi parasti ir daudzvalodīgi (latviešu, angļu, krievu) un tāpēc īpaši laikietilpīgi manuāli.
Vēlaties palīdzību noteikt labāko automatizācijas iespēju? Mēs piedāvājam bezmaksas novērtējumu — bez jebkādām saistībām.